POLITIQUE DE VIE PRIVÉE

ELITIS REAL ESTATE NV
KBO 0677.629.627

1. Pourquoi cette politique de vie privée?

1.1. Ceci est la politique de vie privée de la SA Elitis Real Estate (ci-après également dénommée « Elitis Real Estate », « nous » ou « notre« ). Les coordonnées de notre société se trouvent à l’article 3 ci-dessous.

1.2. La présente politique de vie privée s’applique au traitement de vos données à caractère personnel par Elitis Real Estate dans le cadre de ses services de courtage immobilier.

Dans cette politique, nous vous expliquons quelles sont vos données à caractère personnel que nous traitons, comment nous le faisons, pourquoi nous le faisons, sur quelle base, quels sont vos droits et avec qui nous pouvons partager vos données. Nous essayons de vous en informer de la manière la plus transparente possible.

Nous vous conseillons de lire attentivement cette politique. Vous pouvez la consulter à tout moment sous la rubrique « Déclaration de confidentialité » du site web d’Elitis Real Estate [lien hypertexte].

1.3. Votre vie privée est extrêmement importante. Par conséquent, nous prenons toutes les mesures appropriées pour protéger et sécuriser vos données à caractère personnel conformément à la législation applicable en matière de protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD)).

1.4. Cette politique ne couvre pas les politiques, déclarations ou conditions de vie privée de tiers, ou d’autres sociétés du groupe Wilink.

1.5. Elitis Real Estate peut modifier cette politique de vie privée. Il est donc important que vous le consultiez régulièrement. Vous trouverez la version la plus récente sur le site web. Toute modification sera communiquée par le biais du site web, par courriel ou par d’autres moyens électroniques.

1.6. Cette politique est soumise à la loi belge. En cas de litige, seuls les tribunaux de Gand (division(s) de Gand) sont compétents.

2. Qui est responsable du traitement de vos données?

2.1.      Nous Elitis Real Estate. Nous sommes le « responsable du traitement ».. Cela signifie que nous déterminons la finalité et les moyens du traitement et que nous garantissons le traitement licite et correct de vos données.

2.2.      Elitis Real Estate prend toutes les mesures appropriées pour que le traitement de vos données à caractère personnel soit conforme à la législation applicable en matière de protection des données. Les personnes désignées ou les employés d’Elitis Real Estate qui ont accès à vos données à caractère personnel, ainsi que les sous-traitants qu’elle engage (voir article 5 ci-dessous), sont également tenus de respecter cette législation.

 

3. Comment pouvez-vous nous contacter?

Vous pouvez contacter Elitis Real Estate en utilisant les coordonnées ci-dessous:

Siège:  Rijvisschestraat 124 – 9052 Gand

Numéro de téléphone: +32 78 05 15 51

Notre délégué à la protection des données peut être contacté à l’adresse e-mail: info@elitisrealestate.be

 

4. Quelles sont vos données que nous traitons et comment le faisons-nous?

4.1.      Elitis Real Estate traite vos données suivantes:

• Données d’identification et de contact: nom, prénom, adresse, lieu de résidence, adresse électronique, numéro de téléphone.
• Données électroniques: données de l’appareil, données du fichier journal telles que l’adresse IP, le navigateur et le système d’exploitation, les sites web externes, les pages visitées (avec la date et l’heure des moments de connexion), les cookies.
• Caractéristiques personnelles: date de naissance, âge, lieu de naissance, sexe, état civil, nationalité.
• Données financières: numéro de compte bancaire, numéro de carte de crédit.
• Éducation et formation: études, diplômes.
• Profession et emploi: emploi actuel, poste, employeur/organisation/lieu de travail, CV, carrière, données sociales, évaluations.
• Adhésions.
• Capture d’images: photos, vidéos.
• Activités de loisirs et intérêts.
• Catégories particulières: données de santé, données sensibles, données criminelles, données judiciaires, numéro de registre national.

4.2.      Nous traitons vos données lorsque vous nous contactez (directement), lorsque vous nous envoyez une demande, lorsque vous nous demandez un devis ou une proposition de devis. Nous pouvons également recevoir vos données de manière indirecte, par exemple par le biais de sociétés ou de partenaires associés à Elitis Real Estate ou de tiers.

Nous pouvons également traiter vos données par le biais du site web, nos réseaux sociaux et nos plateformes (web), en particulier les données (d’identification) électroniques comme indiqué à l’article 4.1 ci-dessus.Vos données (d’identification) (par exemple, votre adresse e-mail) sont traitées lorsque vous vous inscrivez sur notre lettre d’information.

Vos courriels, communications et appels téléphoniques, à votre ou à notre initiative, peuvent constituer une source supplémentaire de données (à caractère personnel). Nous traitons ces données uniquement de manière licite et aux fins énoncées à l’article 5 ci-dessous.

Enfin, si vous êtes un fournisseur ou un prestataire de services d’Elitis Real Estate, vos données (que ce soit ou non en tant que mandataire de ce fournisseur ou prestataire de services) seront traitées lors d’un contact ou dans le cadre de la prestation de la fourniture de services à Elitis Real Estate.

 

5. Pourquoi et sur quelle base traitons-nous vos données?

5.1.      Elitis Real Estate traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes:  

• Prendre contact, demandes de renseignements, informations

Nous traitons vos données (d’identification) afin de vous contacter, de traiter vos demandes éventuelles et de vous fournir les informations nécessaires sur notre entreprise, nos activités et services, notre site web, nos applications logicielles, nos plateformes ou d’autres informations liées à nos services ou activités.

Si vous ne fournissez pas certaines informations, telles que vos données d’identification, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous recontacter, de vous fournir des informations ou de vous offrir des services, à vous ou à votre entreprise.       

• Gestion de la clientèle – fourniture de services (concernant le courtage immobilier)

Nous traitons également vos données à caractère personnel pour la gestion de nos fichiers clients, pour la gestion des commandes, l’établissement de propositions, de devis, l’exécution et le suivi des commandes que vous nous confiez, la fourniture de nos services, l’administration, le back office, la facturation, la comptabilité, la gestion des plaintes, les litiges et le suivi de la solvabilité des clients et des fournisseurs.

Nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution du contrat avec vous ou votre entreprise, afin de vous fournir nos services ou de les fournir à votre entreprise.

Le traitement de vos données (tel que mentionné à l’article 4.1 ci-dessus) aux fins susmentionnées est donc nécessaire pour l’exécution du contrat avec vous ou votre entreprise et/ou pour prendre certaines mesures à votre demande avant ou en vue de la conclusion de ce contrat. Ce traitement peut également être fondé sur nos intérêts légitimes (commerciaux) dans la mesure où vous ne contractez pas en votre propre nom (mais par exemple en nom d’une entreprise) et dans la mesure où ces intérêts prévalent sur vos droits ou intérêts (en matière de vie privée). Ces intérêts peuvent inclure entre autres: l’offre de services adaptés à vos besoins, l’exécution du ou des contrat(s), leur gestion et nos services / conseils à cet égard, le respect de la législation, des normes, des directives, des codes de conduite applicables, l’optimisation et l’amélioration de nos services ainsi que de nos activités commerciales et de nos prestations de services, le développement et le maintien de relations commerciales avec nos clients, la prospection (voir également ci-dessous), l’évaluation, la simplification, le test et l’amélioration de nos processus (commerciaux), le suivi de nos activités, le rapport, la (bonne) gouvernance, la gestion (des risques) et le contrôle de notre organisation, la protection de nos activités, de nos actionnaires, de nos employés et de nos clients, la prévention et l’évitement des abus, de la fraude et du blanchiment d’argent, la sécurité des réseaux et de l’information, la formation du personnel, la supervision des employés et du personnel à des fins de sécurité ou de gestion et l’exécution des litiges juridiques, la preuve, la détermination, l’exercice, la défense et l’indemnisation de nos droits ou de ceux de nos clients, par exemple en cas de litige. Lorsque Elitis Real Estate invoque ses intérêts légitimes, elle met soigneusement en balance ses intérêts et les vôtres, y compris la protection de vos droits (à la vie privée).        

Si vous ne fournissez pas certaines de vos données à caractère personnel, telles que des données d’identification et/ou des données financières, qui sont nécessaires dans le cadre du contrat, nous ne serons pas en mesure de vous contacter et nous ne serons pas en mesure de vous offrir ou de vous fournir des services ou d’exécuter le contrat.

• Gestion des prospects

Nous pouvons traiter vos données en tant que client potentiel à des fins de prospection, d’acquisition de clients, dans le cadre des rendez-vous ou des entretiens, de contacts, de références, etc. ou en vue de préparer une coopération éventuelle ou un contrat. Cela peut être en raison de nos intérêts légitimes (commerciaux) qui, le cas échéant, prévalent sur vos droits (à la vie privée) (car vous pouvez raisonnablement vous attendre à un tel traitement dans le cadre de la prospection).

• Gestion des fournisseurs

Nous traitons vos données à caractère personnel en tant que fournisseur, partenaire, prestataire de services ou sous-traitant d’Elitis Real Estate dans le cadre de la coopération et de la gestion de nos fichiers fournisseurs, du traitement des offres, de l’exécution du ou des contrat(s), de l’administration et de la comptabilité.

Nous traitons vos données à caractère personnel (ou celles des personnes désignées ou des représentants du fournisseur) dans le cadre de l’exécution du contrat (de services) avec le fournisseur. Soit sur la base du contrat, soit sur la base des intérêts légitimes d’Elitis Real Estate, dans la mesure où ceux-ci prévalent sur vos droits ou intérêts (en matière de vie privée).

• Optimiser les services d’Elitis Real Estate

Vos données à caractère personnel peuvent être traitées dans le cadre de la réalisation d’études ou d’enquêtes de satisfaction, que ce soit par voie numérique, téléphonique ou écrite, en vue d’optimiser l’offre de services d’Elitis Real Estate. Cela peut se faire sur la base des intérêts légitimes d’Elitis Real Estate, dans la mesure où ceux-ci prévalent sur vos droits ou intérêts (en matière de vie privée).

• La prospection

Vos données à caractère personnel peuvent être utilisées à des fins de prospection. Il s’agit de vous envoyer, par le biais de notre bulletin d’information ou par d’autres moyens, des informations sur notre entreprise, nos services, telles que des promotions, des actions ou d’autres informations qui pourraient être intéressant ou utiles pour vous.

Si vous (ou votre entreprise) êtes un de nos clients, nous le faisons sur la base de nos intérêts légitimes à entreprendre. Si vous (ou votre entreprise) n’êtes pas un de nos clients, le susdit ne se fera que sur la base de votre consentement préalable (par exemple, lorsque vous avez saisi votre adresse électronique et l’avez spécifiquement indiquée sur notre site web, dans un formulaire d’inscription ou par toute autre moyen. Votre consentement est libre et vous pouvez le retirer à tout moment en envoyant un courriel à info@elitisrealestate.be.

Si vous souhaitez que nous ne traitions plus vos données à caractère personnel à des fins de prospection, vous avez toujours le droit de vous y opposer (au moyen d’une désinscription ou d’une opposition à ce traitement), sans frais et sans devoir préciser le motif (voir également l’article 8 ci-dessous). Vous pouvez toujours nous contacter à ce sujet à l’adresse e-mail : info@elitisrealestate.be.

• Assurer un fonctionnement optimal de notre site web

Lorsque vous visitez ou consultez notre site web, certaines données électroniques peuvent être traitées, telles que les cookies et l’adresse IP (voir article 4.1 ci-dessus).
Les cookies facilitent l’interaction entre le visiteur et le site web et sont utilisés en vue d’améliorer l’expérience de l’utilisateur et de recueillir des statistiques sur les visiteurs du site web. Les cookies permettent également d’enregistrer vos paramètres et préférences personnels ou de lire des documents visuels et sonores. Certains cookies peuvent être placés par un tiers, par exemple pour mesurer l’utilisation d’un site web.

Vous trouverez plus d’informations sur l’utilisation des cookies dans notre politique en matière de cookies: [lien hypertexte].

• Le transfert de vos données aux fournisseurs, sous-traitants, prestataires de services externes et/ou autres parties contractantes d’Elitis Real Estate ou acteurs ou organismes pour la mise en œuvre des points précédents (voir également l’article 6 ci-dessous).

 

• Respect des lois, règlements et règles applicables

Enfin, vous ne pouvez pas vous opposer à la collecte, à la conservation et au traitement des données (à caractère personnel) par Elitis Real Estate qui sont nécessaires au respect de certaines obligations légales.

Par exemple, nous devons traiter vos données à caractère personnel en vertu des lois, réglementations et exigences suivantes (liste non exhaustive):

• • La loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017: cette loi nous oblige à mener des politiques de vigilance à l’égard de la clientèle (KYC), d’évaluation générale des risques (CDD) et d’acceptation des clients en vertu desquelles nous sommes tenus de conserver certaines données.
  • La législation, la réglementation et/ou les règles déontologiques spécifiques pour les agents immobiliers.
  • Le traitement, l’échange ou le transfert autorisé de données à caractère personnel sur la base des autorisations accordées par les gouvernements ou les autorités de contrôle.

5.2       Certains traitements effectués par Elitis Real Estate peuvent faire l’objet d’un profilage ou d’une prise de décision automatisée. Le profilage est toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique. Si nécessaire, nous vous informerons plus en détail sur les techniques, les objectifs, les données, la logique, l’importance et les conséquences attendues pour vous en ce qui concerne ce profilage. Cela peut être fait, par exemple, à des fins de marketing et pour l’envoi de mailings spécifiques. Toutefois, vous avez le droit de vous opposer à ce traitement de vos données à caractère personnel et à ce profilage à tout moment et sans frais. Le cas échéant, les résultats du profilage ne sont proposés aux clients qu’à titre d’information ou d’indication de la faisabilité de la demande. Aucune décision efficace n’est prise sur la base des résultats sans intervention humaine dans le processus décisionnel.

Une décision individuelle automatisée consiste à prendre des décisions automatiques ou de décisions basées sur des données qui vous sont demandées et/ou de votre profil. De telles procédures ou techniques pourraient exister, par exemple, lorsque l’acceptation ou la tarification des services d’Elitis Real Estate suivrait des règles formelles ou des formules prédéterminées, mathématiques ou autres. Cela pourrait être le cas, si nécessaire, pour les risques de masse qui sont traités sur une base statistique plutôt qu’individuelle. Cette automatisation peut avoir plusieurs objectifs: entre autres la liberté de mouvement, l’immédiateté, la transparence, la simulation en ligne et la comparabilité. L’automatisation présente néanmoins l’inconvénient de ne pas pouvoir tenir compte des circonstances très spécifiques. En règle générale, de telles formes (plus étendues) de profilage par Elitis Real Estate nécessitent toujours votre consentement préalable, à moins que la décision ne soit nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat entre vous et Elitis Real Estate ou qu’elle ne soit autorisée par certaines législations. Si vous faites l’objet d’une telle prise de décision automatisée, vous en serez toujours informé, ainsi que de la logique qui la sous-tend, de ce qu’elle signifie concrètement et de ses conséquences. Le cas échéant, Elitis Real Estate prendra les mesures appropriées pour protéger vos droits. En outre, si nécessaire, vous avez toujours le droit à une intervention humaine dans le processus décisionnel, le droit d’exprimer votre point de vue et de contester toute décision automatisée. Si vous avez des questions sur le résultat d’une telle procédure ou technique, vous pouvez également rencontrer un employé spécialisé dans l’un de nos bureaux ou à notre siège social, afin de bien comprendre le contenu et la formation du résultat.

 

6. Quelles autres parties reçoivent ou traitent vos données à caractère personnel?

Les (catégories de) sociétés, entités ou organisations suivantes reçoivent et/ou traitent vos données à caractère personnel (en tant que sous-traitant ou non pour le compte d’Elitis Real Estate):

• Les entreprises du groupe Wilink. Celles-ci sont énumérées à l’annexe 1 de la présente politique de vie privée.
• Les entreprises associées au groupe Wilink ou les partenaires. Celles-ci sont énumérées à l’annexe 2 de la présente politique de vie privée.
• Les autorités, les organismes et les autorités publiques. Il s’agit d’autorités civiles, sociales ou fiscales ou d’inspections ou d’enquêtes menées par des fonctionnaires compétents, des autorités de police ou des personnes ayant reçu le statut de détective privé du ministère de l’intérieur. Ces communications seront toujours strictement limitées aux besoins du mandat et après vérification de la légitimité de la demande et de la capacité et de la compétence du demandeur. Si les conditions applicables ne sont pas strictement respectées, l’accès à l’information pourra être refusé.
• Certaines données peuvent être transmises à l’IPI ou à toute instance judiciaire ou administrative en cas de plainte ou de litige.
• Les partenaires, fournisseurs, prestataires de services externes ou sous-traitants engagés par Elitis Real Estate qui reçoivent et/ou traitent vos données à caractère personnel dans le cadre des services d’Elitis Real Estate (notamment les fournisseurs informatiques d’Elitis Real Estate, les sociétés fournissant des services de paiement et de facturation à Elitis Real Estate et les sociétés fournissant des services de marketing, de communication ou d’archivage à Elitis Real Estate).
• Le(s) teneur(s) de livres, le(s) comptable(s) et le(s) commissaire(s) aux comptes d’Elitis Real Estate.
• le(s) courtier(s) d’assurance et/ou les assureurs d’Elitis Real Estate.
• Le(s) conseiller(s) juridique(s) d’Elitis Real Estate (par exemple, avocat(s), huissier(s)).

6.2.      Vos données ne seront pas transférées vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

 

7. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

7.1.      Elitis Real Estate ne conserve pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés à l’article 5, à moins que leur conservation ou leur traitement ne soit soumis à des dispositions légales particulières.

7.2       Les durées de conservation vont généralement de cinq (5) à dix (10) ans et peuvent correspondre, entre autres, aux délais de prescription de la responsabilité (extra)contractuelle.

D’autres durées légales peuvent également s’appliquer, tels que ceux de dix (10) ans cf. article 35 de la loi anti-blanchiment (les pièces justificatives ou le résultat de la consultation d’une source d’information concernant l’identification du client et les transactions) à compter de la fin de la relation d’affaires avec le client ou de sept (7) ans pour certains documents comptables et fiscaux ou de cinq (5) ans pour certains documents sociaux. Les données à caractère personnel traitées uniquement à des fins de prospection sont conservées pendant deux (2) ans. Les données relatives aux candidats à un emploi sont conservées pendant deux (2) à trois (3) ans après la candidature, sauf si elles sont conservées pour nous défendre contre une plainte éventuelle pour discrimination dans le processus de recrutement, auquel cas nous pouvons conserver les données pendant cinq (5) ans après la notification au candidat qu’il n’a pas été retenu.

7.3.      Pour certaines autres données, des durées de conservation spécifiques, légaux ou conventionnels, peuvent s’appliquer. En tout état de cause, le principe que nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire s’applique toujours.

7.4.      À l’expiration de la durée de conservation, vos données à caractère personnel seront supprimées ou rendues anonymes, sauf si certaines législations exigent une période plus longue.

 

8. Quels sont vos droits?

8.1.      Vous avez le droit d’être informé du traitement de vos données à caractère personnel par Elitis Real Estate. Cela vous sera communiqué par le biais de la présente politique de vie privée. Vous pouvez toujours nous demander de fournir des informations supplémentaires.

8.2.      Vous avez le droit de nous demander:

• l’acces à vos données à caractère personnel. Vous pouvez obtenir une copie des informations demandées sans frais. Si vous demandez des copies supplémentaires, Elitis Real Estate peut exiger le paiement des frais raisonnables basés sur les coûts administratifs.
• la rectification de vos données à caractère personnel (si nécessaire);
• l’effacement de vos données à caractère personnel si:
  • le traitement de ces données n’est plus nécessaire pour la finalité pour laquelle elles ont été traitées par Elitis Real Estate;
  • vous avez retiré le consentement sur lequel est fondé le traitement;
  • vous vous opposez au traitement par nos soins;
  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite;
  • les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale;
  • les données à caractère personnel ont été traitées dans le cadre d’une offre directe de services de la société de l’information aux enfants.
• la limitation du traitement qui vous concerne: Vous avez le droit d’obtenir une limitation du traitement si:
  • vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel dont nous disposons;
  • le traitement est illicite et vous vous opposez à l’effacement des données à caractère personnel et exigez à la place la limitation de leur utilisation;
  • Elitis Real Estate n’a plus besoin de ces données mais celles-ci sont encore nécessaire à vous pour la contestation, l’exercice ou la défense de droits en justice; ou
  • Vous vous êtes opposés au traitement pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par Elitis Real Estate du traitement prévalent sur les vôtres.

8.3.      Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel.

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct à tout moment et gratuitement.

Vous pouvez facilement le faire en nous laissant savoir à l’adresse e-mail: info@elitisrealestate.be et/ou en vous désinscrivant des lettres d’information sur le site web. Vous ne recevrez alors plus de bulletins d’information ou de communications commerciales de notre part. Dans ces mailings ou messages, vous aurez toujours la possibilité de vous désinscrire.

Vous pouvez également vous opposer à tout moment et sans frais au traitement de vos données à caractère personnel lorsque des techniques de profilage sont utilisées à des fins de marketing en le nous laissant savoir à l’adresse: info@elitisrealestate.be.

8.4.      Vous avez le droit à la portabilité de vos données à caractère personnel.

Vous avez le droit de nous demander d’obtenir les données à caractère personnel que nous avons obtenues de vous sous un format structuré, commun et lisible par machine et de transférer ces données à un autre responsable du traitement. Vous ne disposez de ce droit que si le traitement par Elitis Real Estate est fondé sur votre consentement ou si le traitement est effectué par des procédés automatisés.

8.5.      Si le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur votre consentement, vous
avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

8.6.      Vous avez le droit de porter une plainte auprès de l’autorité chargée de la protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – T: +32(0)2 274 48 00 – E: contact@apd-gba.be). En cas de plainte, vous pouvez également toujours contacter Elitis Real Estate elle-même sur l’adresse: compliance.ere-epm@elitisrealestate.be

8.7       L’exercice de vos droits, comme indiqué ci-dessus, est toujours soumis aux exigences et aux conditions définies dans le RGPD.

8.8.      Pour exercer vos droits susmentionnés, il vous suffit de nous contacter par le biais de trois lignes de gestion:

1. La première chose à faire est de contacter votre
   représentant commercial ou l’un de nos bureaux directement, par écrit ou par courriel (coordonnées: voir article 3 ci-dessus).
2. En deuxième ligne vous envoyez votre question par voie électronique à l’adresse e-mail: info@elitisrealestate.be.
3. La troisième ligne consiste à contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse e-mail: compliance.ere-epm@elitisrealestate.be.

En faisant cela, vous devez toujours vous identifier de manière adéquate. Si nous avons des doutes sur votre identité, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer votre identité. En général, nous demanderons une copie de votre carte d’identité pour vérifier qui fait effectivement la demande. Vous devez veiller à ce que toute information ou donnée qui n’est pas nécessaire à la vérification et à la confirmation de votre identité soit surlignée en noir, supprimée ou rendue illisible (y compris votre numéro de registre national).

–> D’autres questions ?   
N’hésitez pas à nous contacter par notre site web: https://elitisrealestate.be/nl/contact-ons/ ou à info@elitisrealestate.be

 

POLITIQUE DE VIE PRIVÉE – Annexe 1

ELITIS REAL ESTATE NV
KBO 0677.629.627